Tomada de Decisão na Fábrica Segundo o FrameWork CYNEFIN

Conheça os Fundamentos do Framework CYNEFIN no vídeo a seguir:

Se há algo que sempre temos que fazer é resolver problemas, tanto no contexto profissional quanto fora dele. A grande questão é: – Existe uma única forma, método ou abordagem que seja melhor para resolver toda situação problemática?

A resposta categórica para a afirmação acima é NÃO, e quem afirma isso é David (Dave) Snowden, criador do framework CYNEFIN, que é uma estrutura de suporte a decisão tratando de classificar o tipo de situação (problema) em um dos 5 domínios que ele sugere, a saber: 1) Clear 2) Complicated 3) Complex 4) Chaotic 5) Confused.

Snowden defende que, somente após identificar a categoria correta para o problema em tela, você poderá escolher os métodos e abordagens mais adequados para resolvê-lo.

“Situações problemáticas diferentes justificam abordagens distintas para encontrar a solução certa.” Dave Snowden 

Introdução aos Domínios

Dos 5 domínios CYNEFIN, apenas os 2 primeiros (Claro e Complicado) são ordenados, ou seja, onde há uma sequência de eventos conhecidos no estilo causa e efeito.

1) Domínio Clear

É o domínio ordenado mais simples e óbvio, onde a maior parte das pessoas conhece o assunto e as relações de causa e efeito são diretas. Implica em: Sentir (Perceber) ⇨ Categorizar ⇨ Responder.

É conhecido como “o domínio do checklist“, onde a ordenação é clara e a liderança age no estilo “comando e controle”.

2) Domínio Complicated

É tratado como “o domínio do especialista“, pois somente uma pessoa com grande conhecimento em uma área de atuação pode perceber a ordem e relações de causa e efeito da situação. Implica em: Sentir ⇨ Analisar ⇨ Responder.

Somente o especialista tem a capacidade de análise para lidar com o problema e prescrever uma solução. Aqui se encaixam as profissões de médicos, engenheiros, advogados, mecânicos de automóveis, enfim, qualquer pessoa que tenha o conhecimento especializado para resolver o problema apresentado.

3) Domínio Complex

Pode ser entendido como “o domínio da colaboração“, pois – mais do que nunca – a solução irá emergir da interação entre as pessoas de equipes multidisciplinares. Implica em: Sondar (Probe) ⇨ Sentir ⇨ Responder.

As startups atuam muito no domínio complexo, pois precisam aprender muitos conhecimentos novos, ao mesmo tempo em que vão desenvolvendo seus produtos e serviços.

4) Domínio Chaotic

O senso de urgência impera nesse que é conhecido como “o domínio da emergência“. Agir torna-se imperativo, por conta disso, implica em: Agir ⇨ Sentir ⇨ Responder.

Não há causas e efeitos – ou não são conhecidos – nesse domínio, e nenhuma restrição.

5) Domínio Confused

Quando não está claro em qual dos 4 domínios anteriores o problema/situação se encaixa, estamos no domínio central (5).

CYNEFIN Aplicado a Decisões na Fábrica

Agora refletiremos como aplicar o framework CYNEFIN para obtermos os melhores resultados possíveis no chão-de-fábrica.

O domínio Claro (1) é aquele onde aplicamos as “melhores práticas” já consagradas pela experiência, assim o PDCA, Checklists, Procedimentos, ITs (Instruções de Trabalho), OPs (Ordens de Produção), são todas ferramentas operacionais muito válidas para manter os operadores de postos de trabalho (máquinas CNC ou operações manuais) entregando o maior valor na cadeia produtiva.

Toda essa dinâmica pode – e deve – ser avaliada considerando a contribuição de todos os envolvidos, mas em intervalos regulares, onde gestores e operadores possam externar suas opiniões.

Já o domínio Complicado (2) é o campo de atuação do PCP (Planejamento e Controle da Produção), por exemplo. As decisões do PCP têm ascendência sobre o que ocorrerá na fábrica, em termos de sequenciamento de produção e carga-máquina dos postos.

É no domínio Complicado que o especialista em processos produtivos pode aplicar seu conhecimento diferenciado, para alcançar os maiores resultados, com a mínima alocação de recursos (materiais, humanos, …).

Pessoas São Complexas

As pessoas – por natureza – inter-relacionam-se no domínio Complexo (3), por isso Peter Drucker afirmava “Seja gentil com as pessoas e implacável com os processos/coisas!“.

Nesse sentido, devemos criar um ambiente interno que permita aos colaboradores ficarem motivados com as atividades de sua responsabilidade. Como não há garantia do que irá proporcionar esse bom ambiente, cabe a experimentação para descobrirmos.

O mesmo acontece no desenvolvimento de Fornecedores, ou seja, a relação interpessoal deverá ser nutrida para que as expectativas acordadas sejam cumpridas. Novamente, muita experimentação é necessária para que os ajustes ocorram.

Por fim, no quarto domínio (Caótico), o líder tem que agir para estabilizar a situação. E você pode imaginar – neste contexto – a quebra de uma máquina CNC, que é o principal gargalo de produção. A falta dessa máquina implica em atrasos nas entregas para alguns dos principais clientes da organização. O que fazer?

O líder terá que agir rapidamente para encontrar uma solução, seja pagar por um suporte técnico local, especial, imediato e caro, ou escolher terceirizar parte da produção, ou ainda outras alternativas, de forma a garantir os prazos de entrega acordados com os clientes-chave da empresa.

Considerações Finais Sobre CYNEFIN

Como a imagem acima revela, devemos ter a humildade de afirmar que não sabemos, em outras palavras, acontecerão algumas situações – e cada vez mais frequentemente – que sairão do campo da ordem e predição (domínios Claro e Complicado), exigindo experimentação para aprendermos com o processo (domínio Complexo).

Alguns dos maiores erros na tomada de decisão ocorrem quando o mindset é fixo nas 3 crenças seguintes: 1) Que tudo é simples. 2) Que tudo é ordenado. 3) Que o sucesso passado o torna invulnerável a falha futura.

Evitando alimentar as 3 crenças acima, e aceitando que vivemos num mundo – cada vez mais – VUCA (Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo), onde guerras, pandemias  e disrupções tecnológicas estão aí para corroborar isso, você estará em condições mais auspiciosas para conduzir sua organização.

“Há coisas que sabemos que sabemos. Também sabemos que existem algumas coisas que não sabemos. Mas também existem incógnitas desconhecidas – aquelas que não sabemos que não conhecemos.” Donald Rumsfeld