Certificação Também é Um Projeto

Olá, Daniel Garbin aqui para compartilhar um pouco de conhecimento – sobre Gerenciamento de um Projeto – com vocês.

Em nossas vidas, tudo pode ser tratado como um projeto, desde os pequenos até os grandes. Por vezes, acabamos não nos dando conta disto e imaginamos somente hidrelétricas, estádios de futebol, aviões, automóveis e tantos outros exemplos de projetos substanciais como projetos. No entanto, coisas menores da nossa vida, como o churrasco do final de semana e o aniversário da filha também podem ser tratados como projetos. E, pode não parecer, mas isso torna a nossa vida muito mais fácil.

Neste nosso bate papo de hoje, eu quis trazer a minha experiência com a minha certificação PMP (Project Management Professional), fornecida pelo PMI. Na minha opinião, certificações trazem segurança para recrutadores na hora de contratar um profissional, aumentando sua empregabilidade e visibilidade no mercado de trabalho. Além disso, para nos certificarmos, temos que estudar. Este ato traz à tona os conhecimentos que já havíamos esquecido e nos torna profissionais melhores, potencializando ainda mais nossas chances no mercado de trabalho.

Encontrei este artigo bem legal que fala um pouco mais sobre o que penso a respeito de certificações, independente da área a qual a mesma se refere. A certificação que fiz, PMP, atesta minha competência como gerente de projetos e chancela minha experiência na área. Dito isso, vamos voltar ao título do nosso artigo, “Certificação também é um Projeto”. Escolhi este título, pois realmente gerenciei a obtenção da minha certificação como um projeto. E o melhor, você pode (e deve) fazer isso com a sua também, independente de qual certificação você esteja buscando. Vamos ao nosso projeto?

1. INICIAÇÃO DO PROJETO

O grupo de processos de iniciação, no gerenciamento de projetos, reúne as informações iniciais do projeto, compila em um documento chamado Termo de Abertura (TAP) ou Project Charter em inglês e solicita a aprovação do Patrocinador (Sponsor) do projeto. Este rito acontece para que o projeto possa continuar, é a primeira fase de validação do projeto. Na literatura são encontrados diversos modelos de TAP, mas de forma geral é fundamental conter:

• Identificação do Projeto (nome, código, data e etc);
• Objetivos do projeto;
• Escopo preliminar do projeto (o que faz parte do projeto e o que não faz);
• Escopo preliminar do produto (o que o produto final do projeto irá entregar);
• Gerente do projeto;
• Custos do projeto;
• Marcos do projeto (marcos são datas importantes, que marcam avanço);
• Partes interessadas (todas as pessoas que são afetadas pelo projeto direta ou indiretamente);
• Premissas (esperamos que ocorram, mas não temos controle. Ex.: a quantidade de chuva nos meses de abril e maio seguirá a média histórica do período. Você não controla a chuva, mas tenta prever o comportamento da mesma);
• Restrições (delimitam o projeto, impondo algumas regras que não podem ser descumpridas);
• Aprovação do Patrocinador;

Mas, todos os projetos precisam ter um TAP? Na empresa onde você atua ou naquele projeto do seu cliente, SIM, com certeza. Ele delimita as regras inicias para o projeto. Já para projetos pessoais, na minha opinião, acaba se tornando excesso de burocracia. No caso da minha certificação eu optei por não usar, pois não existe Patrocinador para assinar o TAP, afinal o projeto tinha somente eu mesmo na equipe.

Na próxima certificação vou fazer, para fins didáticos, aí compartilho com vocês como ficou. Com a iniciação aprovada (eu estava convicto na minha decisão de certificar), partimos para o planejamento.

2. PLANEJAMENTO DO PROJETO

2.1 O Planejamento é a fase mais importante

O planejamento é, na minha opinião, a área mais importante do gerenciamento de projetos. Um bom planejamento possibilita uma execução tranquila, sem tropeços e sobressaltos, pois os problemas que podem ocorrer durante a jornada já foram previstos nos riscos do projeto.

Para iniciar o nosso planejamento, coletei os requisitos do nosso projeto. Dependendo do tamanho e do tipo do projeto, essa pode ser uma função bastante trabalhosa, mas no meu caso foi bem simples. Acessei o site referente a certificação PMP e verifiquei quais requisitos precisava cumprir para poder prestar a prova. O PMI divide os requisitos em dois níveis, para quem tem ensino fundamental e tecnólogo ou quem tem bacharelado. Como estou no segundo caso, meus requisitos eram:

• 4500h liderando e dirigindo projetos;
• 35h de educação em gerenciamento de projetos como preparação para a prova;

As 4500h eu tinha, com bastante folga, então não precisava me preocupar. Já as 35h eu não tinha. O detalhe, é que você não pode usar o seu MBA em Gerenciamento de Projetos, precisa ser um curso com chancela do PMI. Desta forma, nosso curso já foi para o planejamento. Além destes requisitos iniciais, outros podem surgir, como datas disponíveis para realizar a prova. Algumas provas podem ser realizadas online, mediante agendamento, e outras precisam ser realizadas presencialmente nas datas pré-estabelecidas pela instituição. No meu caso, eu iria realizar a prova de forma presencial, com data pré-estabelecida, então as datas precisavam entrar no planejamento também. O local da prova também é um fator decisivo, pois pode ser que não exista na sua cidade.

2.2 Meu Planejamento Específico

O curso seria realizado na minha cidade, em março, na sua primeira edição. Era início de fevereiro. As provas disponíveis eram em junho, setembro e dezembro. Eu gosto de fazer as provas o quanto antes, pois sou ansioso, então decidi optar por junho. Ainda não sabia se essa data era factível, pois tinha uma grande quantidade de estudo pela frente, mas resolvi colocar como alvo. Com isso, montamos o nosso plano:

• Curso preparatório: março e abril (6 sábados);
• Data final para inscrição e pagamento da prova: início de maio;
• Estudo pós-curso: maio e junho;
• Prova de certificação: 10 de junho;

Com isso, já havia um cronograma de marcos montado para o nosso projeto, o restante do planejamento deveria respeitar estes marcos. Aí comecei a montar meu plano de estudos. Gosto bastante de mapas mentais, me ajudam a organizar as ideias, então previ a montagem de um grande mapa mental para estudar todas as áreas da minha certificação. Também, já havia estudado o que o curso preparatório iria oferecer e descobri que teríamos um simulado online para acessarmos por um ano depois de iniciado o curso. Desta forma, já considerei estas informações no meu plano de estudos. Podemos verificar o resultado deste plano abaixo, onde M significa Mapa Mental, E significa Estudo e S significa Simulado.

2.3 Simulados de um prova

Como existiam simulados por área e também completos, simulando a execução de uma prova, coloquei os simulados completos separados na última coluna. Considerei, para efeitos de análise de viabilidade, o meu potencial total de estudo em horas, conforme abaixo. Para este potencial, considerei 4h de estudo por dia útil e 8h de estudo por dia de final de semana. Desta forma, podemos ver um total de 152h potenciais de estudo para a prova.

Com todas estas informações compiladas, o cronograma do meu projeto estava definido, mas ainda havia um sério problema a resolver. O curso preparatório e a prova não eram oferecidos de forma gratuita, seria necessário desembolsar uma quantidade de dinheiro de forma adiantada para a realização dos mesmos. Além disso, a prova seria realizada fora da minha cidade e, para mitigar o risco de um atraso na viagem, resolvi me hospedar no hotel onde a prova seria realizada. Desta forma, meus custos ficaram da seguinte forma:

• Pagamento do curso preparatório: fevereiro;
• Pagamento da prova: abril;
• Pagamento do deslocamento até o local da prova: junho;
• Pagamento da estadia no hotel da prova: junho;

É importante ressaltar que o planejamento pode abranger todas as áreas do gerenciamento de projetos, mas deve-se sempre dosar quais áreas serão utilizadas. É um erro comum em gerentes de projeto menos experientes querer utilizar todas as áreas e processos contidos no PMBOK, mas isso não é aplicável, pois cada projeto é diferente. Excesso de processos gera burocracia desnecessária, sendo oneroso e pouco eficiente. Escassez de processos pode acarretar em erros grosseiros, propiciando a oportunidade de riscos severos ocorrerem. Por este motivo, o gerente de projetos deve saber dimensionar quantos e quais ferramentas irá utilizar. Vamos para a execução?

3. EXECUÇÃO DO PROJETO

3.1 Concretizando o Plano

A execução é onde a mágica acontece, onde tudo o que planejamos começa a tomar vida. Também, é onde os riscos que não previmos podem ocorrer, colocando o projeto em risco. Este é o momento do foco, de colocar em prática aquilo que foi planejado. Iniciei a execução fazendo a aquisição do curso preparatório, no final de fevereiro. Com o curso comprado, fechei minha agenda nos sábados em que teria aula e comecei a me preparar para iniciar as aulas.

Começaram as aulas aos sábados e já ocorreu um risco que estava previsto. Havia planejado que iria estudar o conteúdo antes das aulas, para relembrar a matéria e somente tirar dúvidas na aula. Consegui seguir o plano em aproximadamente 50% das disciplinas, ou seja, meu conhecimento ficou abaixo do esperado em metade do conteúdo. Praticamente ao final das aulas, realizei um simulado completo e fiquei com 64%, abaixo do necessário para passar na certificação.

Estava abaixo da nota, mas não muito longe, e sem tempo para estudar naquele momento. O que fazer naquele momento? Uma parte muito importante da gestão é saber tomar decisões, reunindo todas as informações disponíveis, e avaliando os riscos.  Estando abaixo do planejado, tinha algumas opções para seguir:

• Deixar de lado outras atividades para recuperar os estudos;
• Tirar férias da empresa para recuperar os estudos;
• Assumir os riscos e não recuperar os estudos;

O risco envolvido, neste caso, era não conseguir passar na prova. Avaliei minhas opções, inclusive meu tempo disponível, e decidi assumir o risco. Estava com pontuação próxima a necessária e ainda havia tempo para estudar, seguir o plano inicial sem alterações era a melhor alternativa.

3.2 Execução em meu caso específico

Seguindo o planejamento, realizei minha inscrição para a prova. O processo de inscrição para a certificação PMP não é simples, possui vários campos e deve ser preenchido em inglês. Sugiro que você não deixe para a última hora sua inscrição, pois pode ser mais complexo do que você está prevendo e não seja possível terminar em tempo hábil. Depois de realizada a inscrição, só pagar a taxa e este marco estava finalizado. Neste momento, não havia mais volta, a única escolha era estudar e fazer a prova com confiança.

Neste momento, chegou a hora de estudar. Segui o planejamento e estudei todas as áreas do conhecimento várias vezes. Montei um mapa mental para auxiliar nos meus estudos:

Com o passar dos estudos, o mapa mental foi sendo aprofundado em cada área do conhecimento e dividido de forma visual por grupo de processos. Na figura abaixo selecionei a área “Partes interessadas” e a legenda para demonstrar como fui abrindo os processos.

Depois de mapeados todos os processos e separados por grupos, fiz um breve resumo de cada processo, mapeei todas as Entradas, Ferramentas e Técnicas e Saídas. Após, abri cada um desses tópicos até o último nível, entendendo o mesmo de forma lógica e aprofundando os estudos a cada vez que lia o PMBOK. Esta construção não ocorreu de uma só vez, foi sendo executada de forma gradual a cada novo momento de estudo, possibilitando que o trabalho avançasse de forma consistente.

3.3 Cuidados durante a Execução

Os estudos avançavam de forma consistente, mas ainda faltava uma parte da execução ser iniciada, a reserva do hotel para a realização da prova. Reservei o mesmo em um site especializado, programei a viagem e podia focar completamente nos estudos. No dia anterior a prova, viajei para a cidade onde seria realizada, me hospedei no hotel ao final da tarde e ainda tive tempo de realizar dois simulados finais. Realizei a viagem com antecedência, para mitigar o risco de atrasos no outro dia pela manhã. Imprevistos acontecem, devemos estar preparados para eles, e a melhor forma de fazer isso é prevendo tudo que pode dar errado. Quando prevemos, conseguimos montar uma resposta antecipada e não somos pegos de surpresa. No dia da prova, realizei a prova e correu tudo conforme o planejado.

4. MONITORAMENTO E CONTROLE

A área de monitoramento e controle é muito importante, pois nos permite verificar se a execução está seguindo o que foi planejado. Existem diversas ferramentas para avaliação de desempenho, que devem ser selecionadas dependendo da complexidade do projeto que está sendo executado. Para o meu projeto de certificação, era importante avaliar meu desempenho nos simulados, pois isto iria determinar minhas chances na prova. Criei a tabela abaixo para acompanhar meu desempenho.

Como podemos perceber, meu desempenho entre as áreas de conhecimento e grupos de processos não estava nivelado, mas estava acima da meta necessária para passar na prova. Aplicando a média geral das avaliações e a média das médias diárias, meu desempenho ficou em 80%, bem acima do necessário para passar na prova. Desta forma, o projeto estava andando bem, sem motivos para ações corretivas.

5. ENCERRAMENTO DO PROJETO

O grupo de processos de encerramento fecha o projeto, garantindo que todas as pendências sejam cumpridas e encerradas. Contratos são encerrados, fornecedores que ainda não foram pagos são pagos, a equipe é desmobilizada e assim por diante. Para o nosso projeto, os fornecedores haviam sido pagos antecipadamente, então o único encerramento era o resultado da prova. O resultado saiu 9 dias após a minha aplicação, passei na prova, e agora estou certificado.

E você, já olhou as certificações disponíveis para a sua área de atuação? Se você quer ser levado a sério pelo mercado, certifique-se. Você irá aprender muito e ainda será reconhecido por uma instituição da sua área de atuação.

Dúvidas, sugestões ou informações, entra em contato no LinkedIn para conversarmos. Até a próxima!